Archief per abuis door de shredder

13-09-2017 • Geplaatst in Nieuwsbrief door Renk Ruijter

Bij de gemeente Tiel is er geen snipper meer over van het bouwarchief vanaf 1945. Een gemeenteambtenaar heeft per ongeluk alle papieren documenten vernietigd na het digitaliseren. De informatie is er dus nog wel, meldt Omroep Gelderland, zij het slechts in zwart-wit. Gemeenten zijn verplicht om behalve de digitale ook de papieren archieven te bewaren.

Maatregelen

Er is inmiddels melding gemaakt bij het regionaal archief, inspectie en de provincie. Volgens de wethouder zijn er inmiddels maatregelen genomen tegen de bewuste ambtenaar, maar hij wilde tegen de omroep niet zeggen of daar ontslag bij hoorde. Er wordt nu gekeken of de digitale zwart-witdocumenten kwalitatief verbeterd kunnen worden.

Floppy's en tapes

Overheidsinstellingen hebben al jaren een grote klus aan het digitaal archiveren van documenten. Het gaat niet alleen soms mis met papieren stukken, zoals in Tiel, maar ook bij verouderde infomatiedragers. Gemeenten ondervinden bijvoorbeeld problemen met archiveren van informatie op floppy’s, taperecorders en cd-roms. Informatie uit het verleden is daardoor moeilijk vindbaar, niet doorzoekbaar en soms geheel ontoegankelijk. Dat blijkt vorig jaar nog uit een steekproef van Binnenlands Bestuur onder eindverantwoordelijken voor het gemeentelijk archief.

Archiefwet

Informatie die door gemeenten aangemerkt wordt voor blijvende bewaring moet volgens de Archiefwet na maximaal twintig jaar verhuisd zijn naar zogeheten archiefbewaarplaatsen, zodat de informatie openlijk beschikbaar is en blijvend bewaard wordt. Door de digitale revolutie die in de jaren negentig werd ingezet zijn gemeenten steeds minder informatie op papier gaan bewaren, doordat er nieuwe digitale opties voor archiveren ontstonden. Deze zijn echter niet altijd even duurzaam gebleken. Zo is er door diverse gemeenten nog informatie opgeslagen op inmiddels verouderde software en floppy’s en cd-roms, die na verloop van tijd onleesbaar zijn.

Bron: BinnenlandsBestuuur Digitaal, Esther Walstra

Nieuwsbrieven

Nieuwsbrieven

Sociale Media

LinkedIn: VIAG

Twitter: @ViagEvents

RSS: Nieuwsfeed VIAG

Nieuwsfeeds Overig