Huishoudelijk Reglement van de VIAG

1. De voorzitter wordt in functie gekandideerd en gekozen.
De overige bestuursleden worden als algemeen bestuurslid gekandideerd en gekozen;

2. Het bestuur verdeelt de overige functies onderling en doet mededeling daarvan aan de leden.
Tot de overige te benoemen functies behoren:
a. secretaris
b. penningmeester;

3. Bestuursverkiezingen vinden in principe steeds plaats in de jaarvergadering.
Voor vrijgekomen bestuursplaatsen wordt door het bestuur een voordracht gedaan, die als regel twee maanden voor de vergadering schriftelijk aan de leden wordt medegedeeld. Door tenminste drie leden tezamen kunnen kandidaten worden toegevoegd, welk voorstel als regel een maand voorafgaande aan de vergadering schriftelijk bij de secretaris moet zijn ingediend. De definitieve kandidaatstelling wordt, tezamen met de agenda, als regel 10 dagen voorafgaande aan de vergadering aan de leden meegedeeld. In bijzondere gevallen kan van deze regels worden afgeweken;

4. Bij enkelvoudige kandidaatstelling voor een bestuursfunctie wordt, zonder stemming, de kandidaat verkozen geacht;

5. Jaarlijks wordt, zo mogelijk vóór 1 juni, de jaarvergadering gehouden;

6. Het bestuur stelt de datum en de plaats van de jaarvergadering vast en stelt de leden hiervan uiterlijk twee maanden voorafgaand aan die datum van op de hoogte. Voor alle overige ledenvergaderingen bedraagt die termijn één maand.

7. De secretaris brengt jaarlijks, ter jaarvergadering, een schriftelijk verslag uit de werkzaamheden van de vereniging in het afgelopen jaar. De penningmeester geeft jaarlijks, ter jaarvergadering, een schriftelijk overzicht van het gevoerde financiële beleid in het afgelopen jaar en de begroting in het volgend jaar.

8. Ter jaarvergadering wordt een kascommissie benoemd, bestaande uit minimaal twee niet-bestuursleden, die op de volgende jaarvergadering verslag uitbrengen over de boeken en de kas van de penningmeester, waarna aan de penningmeester decharge voor het gevoerde beleid kan worden verleend.

9. Elk verenigingsjaar valt samen met een kalenderjaar.

10. Inbreng door leden van vragen, problemen of voorstellen voor de agenda dienen als regel een maand voorafgaande aan een vergadering bij de secretaris te worden ingediend.

11. Over binnengekomen punten én over de zaken die door het bestuur zelf worden ingebracht, wordt voor zover nodig en/of mogelijk door het bestuur een pre-advies uitgebracht, dat tezamen met de agenda als regel 10 dagen voorafgaande aan de vergadering aan de leden wordt toegezonden.

12. Ter bevordering van het uitwisselen van kennis kan het bestuur een commissie en/of project instellen. Hieraan kan worden deelgenomen door medewerkers werkzaam bij de leden.
De commissies en/of projecten kunnen worden ingesteld rondom thema’s.

13. Het bestuur wijst uit haar midden een contactpersoon aan die zorg draagt voor de communicatie tussen het commissie en/of project en het bestuur en bijdraagt aan de afstemming van de verschillende verenigingsactiviteiten.

14. Voor het uitvoeren van haar taken wordt de commissie en/of project een budget ter beschikking gesteld. Over daadwerkelijke toekenning van het budget besluit het bestuur op voorstel van de commissie en/of project. Voor bekostiging van activiteiten die dit budget te boven gaan wordt besloten door het bestuur.

15. Gedragscodes kunnen door de ledenvergadering worden vastgesteld. Een vastgestelde gedragscode dient door alle leden onderschreven te worden. Niet onderschrijven van de gedragscode zal leiden tot royement van de vereniging.

16. Over alle zaken die niet in de statuten of in het huishoudelijk reglement zijn geregeld, alsmede in onvoorziene omstandigheden, beslist het bestuur.